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Kundenbeziehungen: Im heutigen digitalen Zeitalter haben diese beiden Begriffe mehr Gewicht denn je.
Daher wird die Pflege dieser Beziehungen umso wichtiger. Unternehmen benötigen ein leistungsfähiges Customer-Relationship-Management-Tool (CRM), um:
- Behalten Sie den Überblick über die Vertriebspipeline – potenzielle und bestehende Kunden
- Entwicklung und Optimierung von Kundenerfolgsprozessen
- Pflegen Sie Ihre Kundenbeziehungen, um Kunden zu binden
- Steigern Sie die Kapitalrendite (ROI)
Allerdings verfügt nicht jedes Unternehmen über genügend Ressourcen, um in ein teures, spezialisiertes CRM-Tool oder eine entsprechende Software zu investieren. Es kann auch sein, dass Sie kein CRM-System benötigen oder nach Alternativen auf dem SaaS-Markt suchen.
Sie müssen gar nicht so weit suchen. Die Lösung finden Sie direkt hier auf Ihrem System und ist mit nur wenigen Klicks verfügbar.
Ja, wir sprechen von Google Tabellen!
In diesem Blogbeitrag erklären wir, warum dies eine gute Alternative zu CRM-Tools sein kann. Außerdem gehen wir auf die Vor- und Nachteile ein, wie gut es zu Ihrem Unternehmen passt und wie Sie ein Google Sheets-CRM optimal nutzen können.
Wenn Sie also Inhaber eines Kleinunternehmens sind oder einfach nur nach einer kostengünstigen und unkomplizierten CRM-Lösung suchen, lesen Sie weiter, um herauszufinden, ob Google Sheets CRM die richtige Wahl für Sie ist.
Was ist ein Google Sheets-CRM?
Ein Google Sheets-CRM ist im Wesentlichen ein Tool zur Kundenbetreuung, das auf Google Sheets basiert. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Kundendaten in einem Tabellenformat zu organisieren und zu verwalten, genau wie bei Microsoft Office Excel.
Was Google Tabellen jedoch so besonders macht, ist, dass es sich um ein Online-Tool handelt. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen, gemeinsam Kundeninformationen aktualisieren und Lead-Daten in Echtzeit verwalten.
Einführung in Google Sheets CRM
Sie benötigen lediglich ein Gmail-Konto, um darauf zugreifen zu können. Die CRM-Tabelle wird in Ihrem Google Drive-Konto gespeichert.
Und was noch? Sie können es auch mit Google Docs, Google Forms, Google Kalender und anderen Google-Anwendungen verknüpfen .
Mit einem Google Sheets-CRM können Sie Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien – wie Lead-Status, Unternehmen oder Berufsbezeichnung – organisieren und Ihre Interaktionen mit ihnen detailliert protokollieren. Dazu gehören nicht nur E-Mails, Telefonate und Nachrichten in sozialen Medien, sondern auch Notizen zu Besprechungen, Aufgaben und anderen Aktivitäten im Zusammenhang mit den einzelnen Kontakten.
All diese Daten werden in einem vertrauten Tabellenformat gespeichert, das Sie ganz einfach anpassen können, indem Sie Zeilen und Spalten hinzufügen oder ändern.
Darüber hinaus können Sie mit nur wenigen Klicks Tools von Drittanbietern wie Driftrock nutzen, umDaten aus anderen Quellenin Google Tabellenzu importieren, was es noch einfacher macht, Ihr CRM zu befüllen und auf dem neuesten Stand zu halten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Google Sheets CRM ein nützliches Tool für Unternehmen sein kann, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen oder keine erweiterten CRM-Funktionen benötigen.
Vor- und Nachteile der Nutzung von Google Tabellen als CRM
Auch wenn Google Tabellen als CRM-Tool nützlich sein kann, ist es wichtig, sich umfassend über das Tool zu informieren, einschließlich seiner Vor- und Nachteile.
Vorteile von Google Sheets als CRM
- Kostengünstig
Google Tabellen ist ein kostenloses Tabellenkalkulationsprogramm, das eine kostengünstige Lösung für das Vertriebsmanagement bietet. Dies ist besonders nützlich für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen, die ihre ersten Schritte im Bereich CRM unternehmen.
- Einfach zu bedienen
Google Tabellen ist eine benutzerfreundliche Software, die sich leicht bedienen lässt. Auch Personen mit wenig oder gar keiner Erfahrung im Bereich CRM können die Software nutzen.
- Anpassbar
Mit Google Tabellen können Sie Ihr CRM an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Sie können Felder hinzufügen oder entfernen, neue Registerkarten oder Tabellenblätter erstellen und Ihr CRM so personalisieren, dass es zu Ihrem Geschäftsmodell passt.
- Kollaborativ
Mit Google Tabellen können mehrere Nutzer gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und den Austausch von Kundeninformationen mit Kollegen.
- Einfach zu integrieren
Sie können Google Tabellen mit anderen Apps wie Gmail, Google Kalender und Google Drive verknüpfen, wodurch sich Ihr CRM mithilfe von Tools aus demselben Ökosystem einfacher verwalten lässt.
Nachteile von Google Sheets als CRM
- Eingeschränkte Funktionalität
Google Tabellen ist ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm, dem einige der erweiterten Funktionen fehlen, die andere CRM-Software bietet. Dies kann für Unternehmen, die komplexere Funktionen benötigen, ein Nachteil sein.
- Mangel an fundierter Berichterstattung
Es fehlen erweiterte Berichtsfunktionen, was die Analyse und Auswertung von Daten erschwert. Dies ist ein Nachteil für Unternehmen, die auf eine gründliche Datenanalyse setzen.
- Probleme mit der Skalierbarkeit
Google Tabellen ist möglicherweise nicht für schnell wachsende Unternehmen geeignet. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise auf eine geeignete CRM-Lösung umsteigen, die große Datenmengen und eine hohe Nutzerzahl bewältigen kann.
- Bedienungsfehler
Es verfügt möglicherweise über weniger Automatisierungsfunktionen als andere fortschrittliche CRM-Programme und ist anfällig für manuelle Fehler.
Beispielsweise könnte es vorkommen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter es versäumen, die CRM-Tabelle täglich zu aktualisieren. Dies könnte wiederum dazu führen, dass Chancen verpasst werden oder Kunden mit irrelevanten Marketingnachrichten zugemüllt werden.
Ist Google Tabellen das richtige CRM für Sie?
Man könnte Google Tabellen ganz einfach in ein effizientes CRM-System verwandeln, um Kundeninformationen zu speichern und zu verfolgen. Leider ist das Tool nicht für alle Unternehmen geeignet.
Für wen ist ein Google Sheets-CRM gedacht?
Wenn Sie einkleines Unternehmen mit einer überschaubaren Datenbankund geringen Anforderungen sind, könnte Google Sheets eine geeignete CRM-Plattform für Sie sein.
Es ist eine einfache und kostengünstige Lösung zur Organisation Ihrer Kundendaten. Dank des übersichtlichen und leicht verständlichen Systems können Sie Ihr CRM zudem schnell einrichten und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Google Sheets CRM ein nützliches Tool für Unternehmen sein kann, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen oder keine erweiterten CRM-Funktionen benötigen.
Für wen ist ein Google Sheets-CRM nicht geeignet?
Für große Unternehmen mit Marketing- und Vertriebsteams, vielen Mitarbeitern in diesen Teams und großen Datenmengen kann die Arbeit mit Google Tabellen eine Herausforderung darstellen.
Es fehlen die erweiterten CRM-Funktionen und Berichtsfunktionen, um die Vertriebspipeline und die Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten.
In solchen Fällen sollten Sie eine leistungsfähigere CRM-Lösung in Betracht ziehen, um Ihren wachsenden geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Nachdem wir nun geklärt haben, ob ein Google Sheets-CRM eine geeignete Lösung für Ihr Unternehmen ist, wollen wir uns nun ansehen, wie man ein solches aufbaut.
Wie erstellt man ein CRM in Google Tabellen?
In nur 5 Schritten können Sie ganz einfach eine CRM-Vorlage für Google Sheets erstellen. Entscheiden Sie sich zunächst, ob Sie die Vorlage manuell erstellen oder eine vorgefertigte Vorlage verwenden möchten.
- Ein Google-Sheets-CRM von Grund auf neu erstellen
Wenn Sie sich entscheiden, eine eigene CRM-Vorlage zu erstellen, besteht der erste Schritt darin, eine neue Google-Tabelle anzulegen.
Anschließend müssen Sie die erforderlichen Kopfzeilen zum Erfassen von Kundendaten hinzufügen. Wir empfehlen, die folgenden Felder hinzuzufügen:
- Name: Der Hauptansprechpartner, mit dem Sie aus dem Unternehmen des Kunden in Kontakt stehen
- E-Mail: Die E-Mail-Adresse Ihres Hauptansprechpartners
- Firmenname: Name des Unternehmens, zu dem Ihr Lead gehört
- Telefon: Die Telefonnummer des Hauptansprechpartners
- Website: Die Adresse der Unternehmenswebsite des Interessenten
- Status des Leads oder der Verkaufschance: Die Phase, in der sich Ihr Lead in Ihrem Vertriebsprozess befindet. Zu diesen Phasen gehören unter anderem die Lead-Qualifizierung, die Produktdemo, die Verhandlung, der Versand des Angebots und der Geschäftsabschluss.
- Datum: Tag und Monat, an dem Sie den Lead zum ersten Mal kontaktiert haben oder an dem er in Ihr System aufgenommen wurde
- Hinweise: Alle weiteren Punkte, die Sie beachten sollten. So stellen Sie sicher, dass sowohl Sie als auch Ihr Team Zugriff auf die aktuellsten Informationen zu den Leads in Ihrer Pipeline haben.
- Mit dieser Funktion können Sie fundierte Entscheidungen treffen und engere Kundenbeziehungen aufbauen, was zu einem erfolgreicheren Verkaufsprozess führt.
Anschließend können Sie Informationen manuell hinzufügen oder Daten automatisch aus anderen Quellen, wie beispielsweise Ihren Gmail-Kontakten, importieren.
Sie können Berichte erstellen und Diagramme erstellen, um Ihre Informationen anschaulicher darzustellen.
Es gibt noch weitere Möglichkeiten, Ihre Daten zu ordnen. Erstellen Sie in der Google-Tabelle mehrere Registerkarten für „Vertriebsmöglichkeiten“, „Berichts-Dashboard“ und „Kundenbeziehungen“, um die Informationen voneinander zu trennen.
Um Diagramme in Google Tabellen zu erstellen,
- Markieren Sie die Zellen, die die Daten enthalten, die Sie im Diagramm verwenden möchten.
- Klicken Sie im oberen Menü auf die Registerkarte „Einfügen“.
- Wählen Sie „Diagramm“ aus dem Dropdown-Menü aus.
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den gewünschten Diagrammtyp auswählen können.
- Sobald Sie den Diagrammtyp ausgewählt haben, können Sie ihn anpassen, indem Sie Titel und Beschriftungen hinzufügen sowie Farben und Formatierungen ändern.
- Klicken Sie auf „Einfügen“, um das Diagramm in Ihr Dokument einzufügen.
Ihr Diagramm ist mit den Daten in Ihrem Google Tabellen-Dokument verknüpft. Wenn Sie die Daten bearbeiten, wird Ihr Diagramm automatisch aktualisiert, um diese Änderungen widerzuspiegeln.
- Verwendung einer CRM-Vorlage in Google Tabellen
Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine vorgefertigte Google-Tabellen-CRM-Vorlage zu verwenden. Sie können aus mehrerenkostenlosen Online-Vorlagen wählen, darunter auch solche von beliebten CRM-Tools wie Close CRM, HubSpot CRM und ActiveCampaign CRM.
Diese Vorlagen sind benutzerfreundlich gestaltet, damit Sie schnell loslegen und Ihr CRM an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Schauen wir uns die einzelnen Vorlagen doch einmal etwas genauer an.
HubSpot-Vorlage für Google Tabellen (CRM)
Sie können die HubSpot-CRM-Vorlage als Google-Tabelle oder Excel-Arbeitsmappe herunterladen. Sie enthält mehrere Registerkarten wie „Organisationen“, „Kontakte“, „Opportunities“ und „Interaktionen“.
Außerdem finden Sie auf der ersten Registerkarte mit dem Titel „Hier starten“ ein Vertriebs-Dashboard, das wichtige Informationen und Anleitungen enthält.
Um mit der Google-Tabellen-Vorlage für HubSpot CRM zu beginnen, laden Sie sie hier herunter.
ActiveCampaign-CRM-Vorlage
Wenn Sie sich für die ActiveCampaign-CRM-Vorlage entscheiden, werden Sie feststellen, dass sie nur drei Registerkarten enthält.
Die erste enthält Anweisungen zur Verwendung der Vorlage. Die zweite, „CRM-Dashboard“, bietet einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen. Und schließlich verfügt die „CRM-Vorlage“ über anpassbare Spalten.
Sehen Sie sich die folgende Vorlage an:
Google Sheets-CRM-Vorlage schließen
Mit der Google-Tabellen-CRM-Vorlage von Close namens „SalesTable“ können Sie eine übersichtliche und gut strukturierte Liste Ihrer aktiven Leads anzeigen.
Sie können Leads einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen, wichtige Termine im Blick behalten und den potenziellen Wert jeder offenen Verkaufschance einschätzen.
Das Besondere an dieser Vorlage ist, dass das Dashboard Ihre wichtigsten Vertriebskennzahlen in einem ansprechenden Format darstellt. Es enthält ein interaktives Diagramm, das die Anzahl der Geschäfte in jeder Phase Ihrer Vertriebspipeline dynamisch aktualisiert.
Um eine der oben genannten Vorlagen zu verwenden, öffnen Sie die Vorlage. Klicken Sie anschließend im Menü auf „Datei“.
Klicken Sie anschließend auf „Kopie erstellen“ und erstellen Sie eine Kopie der Vorlage in Ihrem bevorzugten Ordner auf Google Drive.
- Anpassen Ihres Google Sheets-CRM
Ganz gleich, ob Sie sich dafür entscheiden, Ihre eigene CRM-Tabellenvorlage in Google Sheets zu erstellen oder eine vorgefertigte CRM-Vorlage für Google Sheets zu verwenden – es ist unerlässlich, Ihre CRM-Tabelle an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
Ein Immobilienmakler oder ein Autohaus benötigt beispielsweise keine Spalte für den Firmennamen, da sie nach einem B2C-Modell arbeiten, bei dem die Kunden Privatpersonen sind.
Sie müssenIhre Vertriebs- und Marketingprozesse genau unter die Lupe nehmen, um Anpassungen vornehmen zu können. Falls Sie dies noch nicht getan haben, wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, den gesamten Verkaufstrichter Ihres Unternehmens von Anfang bis Ende zu definieren.
- Sicheres Freigeben Ihrer Google Sheets-CRM-Vorlage
Datensicherheit ist für die meisten Unternehmen ein zentrales Anliegen. Daher ist es entscheidend, Ihre Tabelle sicher und geschützt freizugeben. Das bedeutet, dass Sie den entsprechenden Teams oder Personen je nach Bedarf die Zugriffsrechte „Nur anzeigen“, „Kommentieren“ oder „Bearbeiten“ erteilen.
Denken Sie daran, in den „Erweiterten Einstellungen“ die entsprechenden Optionen auszuwählen, um für zusätzliche Sicherheit zu sorgen.
Wählen Sie aus, ob Sie den Bearbeitern administrative Änderungen gestatten möchten oder ob Betrachter und Kommentatoren die CRM-Vorlage herunterladen, ausdrucken und kopieren dürfen.
- Integration Ihrer Marketingkampagnen
Schließlich können Sie durch die Verknüpfung Ihrer CRM-Daten aus Google Sheets mit Ihren Marketingkampagnen zur Lead-Generierung Zeit sparen und die Effizienz steigern.
Mit Tools wie Driftrock können Sie Ihre Leads in Echtzeit mit Google Sheets synchronisieren, ohne sich mit CSV-Dateien oder Programmierung herumschlagen zu müssen. Sie könnenLeads aus über 20 Quellen synchronisieren, darunter Facebook Lead Ads, TikTok Lead Generation, LinkedIn Lead Generation und viele mehr.
Es handelt sich um eine einmalige Einrichtung, die dafür sorgt, dass Ihr Google Sheets-CRM stets auf dem neuesten Stand und bei Bedarf sofort einsatzbereit ist.
Bewährte Methoden für den effektiven Einsatz von Google Sheets als CRM
Als kleines Unternehmen werden Sie vielleicht feststellen, dass sich ein CRM auf Basis von Google Tabellen perfekt für Ihren Vertriebsprozess eignet. Um jedoch optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie es richtig einsetzen.
Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Google Sheets-CRM optimal zu nutzen.
Passen Sie die Kopfzeilen und Dropdown-Menüs an Ihre Vertriebsprozesse an
Wenn Sie beispielsweise Immobilienmakler sind, möchten Sie vielleicht Filter für Standort, Objektart und Preisklasse hinzufügen.
Ebenso sollten Sie die Dropdown-Menüs für den Status von Leads und Opportunities entsprechend Ihrer Vertriebspipeline, Ihren Vertriebsprozessen und den Zuständigkeiten Ihres Vertriebsteams anpassen.
Aktualisieren Sie das Google Sheets-CRM regelmäßig
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Kundendaten in die Tabelle eingetragen werden. Die CRM-Tabelle muss von allen Mitarbeitern der Vertriebs- und Kundenerfolgsteams genutzt werden, um Fehler zu vermeiden.
Halten Sie Ihr CRM auf dem neuesten Stand, indem Sie Duplikate sowie ungenaue oder irrelevante Daten entfernen.
Verwenden Sie Berichte und Diagramme, um Ihre Daten zu visualisieren
Erstellen Sie eine Dashboard-Registerkarte, auf der alle wichtigen Daten an einem Ort angezeigt werden können.
Sie können auch Berichte erstellen, um zu zeigen, wie gut Ihr Vertriebsteam abschneidet, wie viele Leads Sie haben und wie hoch Ihre Konversionsraten sind. Analysieren Sie die Daten wöchentlich und ermitteln Sie die Bereiche, die Sie optimieren können, um den ROI zu steigern.
Abschließende Gedanken
Google Tabellen kann ein hervorragendes kostenloses CRM-Tool sein.
Ein CRM auf Basis von Google Sheets ist zwar ein guter Einstieg, eignet sich jedoch möglicherweise nicht für große Unternehmen mit umfangreichen Datenbanken und anspruchsvollen Funktionen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wichtig zu wissen, wann der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf ein moderneres, automatisiertes CRM-System gekommen ist.
Behalten Sie das Wachstum Ihres Unternehmens im Auge, und wenn Sie einen Punkt erreichen, an dem ein CRM auf Basis von Google Sheets nicht mehr ausreicht, sollten Sie sich nach anderen Lösungen umsehen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
