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Relaciones con los clientes: en la era digital actual, estas dos palabras tienen más importancia que nunca.
Por lo tanto, la gestión de estas relaciones cobra aún más importancia. Las empresas necesitan una herramienta sólida de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para:
- Lleva un control de su cartera de ventas: clientes potenciales y actuales
- Desarrollar y mejorar los procesos de éxito del cliente
- Fomenta las relaciones para fidelizar a los clientes
- Aumentar el retorno de la inversión (ROI)
Sin embargo, no todas las organizaciones cuentan con los recursos suficientes para invertir en una herramienta o un software de CRM especializado y costoso. También es posible que no necesites un sistema de CRM o que estés buscando alternativas en el mercado del SaaS.
No hace falta que busques tan lejos. La solución está aquí mismo, en tu sistema, y puedes acceder a ella con solo unos clics.
¡Sí, estamos hablando de Google Sheets!
En este blog, explicaremos por qué puede ser una buena alternativa a las herramientas de CRM. También analizaremos sus ventajas e inconvenientes, si se adapta a tu negocio y cómo sacar el máximo partido a un CRM basado en Google Sheets.
Así que, si eres propietario de una pequeña empresa o simplemente buscas una solución de CRM sencilla y económica, sigue leyendo para descubrir si el CRM de Google Sheets es la opción adecuada.
¿Qué es un CRM de Google Sheets?
Un CRM de Google Sheets es, básicamente, una herramienta de gestión de relaciones con los clientes basada en Google Sheets. Permite a las empresas organizar y gestionar los datos de sus clientes en formato de hoja de cálculo, al igual que con Excel de Microsoft Office.
Pero lo que hace que Google Sheets sea mejor es que se trata de una herramienta en línea. Varios miembros del equipo pueden acceder al mismo documento a la vez, colaborar en la actualización de la información de los clientes y gestionar los datos de los clientes potenciales en tiempo real.
Familiarizarse con el CRM de Google Sheets
Lo único que necesitas para acceder a ella es una cuenta de Gmail. La hoja de CRM se guardará en tu cuenta de Google Drive.
¿Y qué más? También puedes integrarlo con Google Docs, Google Forms, Google Calendar y otras aplicaciones de Google.
Un CRM en Google Sheets te permite organizar tus contactos según diferentes criterios —estado del cliente potencial, empresa o cargo— y llevar un registro detallado de tus interacciones con ellos. Esto incluye no solo correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes en redes sociales, sino también notas sobre reuniones, tareas y otras actividades relacionadas con cada contacto.
Todos estos datos se almacenan en un formato de hoja de cálculo habitual, que puedes personalizar fácilmente añadiendo o modificando filas y columnas.
Además, con solo unos clics, puedes utilizar herramientas de terceros, como Driftrock, paraimportar datos de otras fuentesa Google Sheets, lo que facilita aún más el llenado de tu CRM y su actualización.
En resumen, Google Sheets CRM puede ser una herramienta útil para las empresas que cuentan con recursos limitados o que no necesitan funciones avanzadas de CRM.
Ventajas e inconvenientes de utilizar Google Sheets como CRM
Aunque Google Sheets puede ser una herramienta útil como CRM, es importante conocer todos los detalles de la herramienta, incluidas sus ventajas y sus inconvenientes.
Ventajas del CRM de Google Sheets
- Rentable
Google Sheets es una herramienta gratuita de hojas de cálculo que ofrece una solución rentable para la gestión de ventas. Resulta especialmente útil para pequeñas empresas o particulares que están dando sus primeros pasos en el mundo del CRM.
- Fácil de usar
Google Sheets es un programa fácil de usar y con una interfaz intuitiva. Incluso las personas con poca o ninguna experiencia en CRM pueden utilizarlo.
- Personalizable
Google Sheets te permite adaptar tu CRM a tus necesidades específicas. Puedes añadir o eliminar campos, crear nuevas pestañas u hojas de cálculo y personalizar tu CRM para que se ajuste a tu modelo de negocio.
- Colaborativo
Google Sheets permite que varios usuarios trabajen en el mismo documento al mismo tiempo. Esto facilita la colaboración con los miembros del equipo y el intercambio de información de los clientes con los compañeros de trabajo.
- Fácil de integrar
Puedes integrar Google Sheets con otras aplicaciones, como Gmail, Google Calendar y Google Drive, lo que facilita la gestión de tu CRM gracias a las herramientas disponibles dentro del mismo ecosistema.
Desventajas del CRM de Google Sheets
- Funcionalidad limitada
Google Sheets es una herramienta básica de hojas de cálculo que carece de algunas de las funciones avanzadas que ofrecen otros programas de CRM. Esto puede suponer una desventaja para las empresas que necesitan funcionalidades más avanzadas.
- Falta de información detallada
Carece de funciones avanzadas de generación de informes, lo que dificulta el análisis y la interpretación de los datos. Esto supone un inconveniente para las empresas que recurren a un análisis de datos en profundidad.
- Problemas de escalabilidad
Es posible que Google Sheets no sea adecuado para empresas en rápida expansión. A medida que tu negocio crezca, es posible que tengas que pasar a una solución de CRM adecuada que pueda gestionar grandes volúmenes de datos y usuarios.
- Errores manuales
Es posible que tenga menos funciones de automatización que otros programas avanzados de CRM y que sea propenso a los errores manuales.
Por ejemplo, es posible que tus comerciales no actualicen a diario la hoja de cálculo del CRM. Esto podría traducirse en la pérdida de oportunidades o en el envío de mensajes de marketing irrelevantes a los clientes.
¿Es Google Sheets un CRM adecuado para ti?
Podrías convertir fácilmente Google Sheets en un eficaz sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para almacenar y realizar un seguimiento de la información de los clientes. Por desgracia, esta herramienta no es adecuada para todas las empresas.
¿Para quién está pensado un CRM basado en Google Sheets?
Si tienes unapequeña empresa con una base de datosy unos requisitoslimitados, Google Sheets puede ser una plataforma de CRM adecuada.
Es una solución sencilla y económica para organizar los datos de tus clientes. Además, su sistema sencillo y fácil de entender te permite crear y personalizar rápidamente tu CRM.
En resumen, Google Sheets CRM puede ser una herramienta útil para las empresas que cuentan con recursos limitados o que no necesitan funciones avanzadas de CRM.
¿Para quién no es adecuado un CRM basado en Google Sheets?
Las grandes empresas que cuentan con equipos de marketing y ventas, con numerosos miembros en dichos equipos y una gran cantidad de datos, pueden encontrar difícil trabajar con Google Sheets.
Carece de las funciones avanzadas de CRM y de generación de informes necesarias para gestionar eficazmente el proceso de ventas y las relaciones con los clientes.
En tales casos, tal vez le convenga plantearse una solución de CRM más avanzada para hacer frente a las crecientes necesidades de su empresa.
Ahora que ya hemos analizado si un CRM basado en Google Sheets es una solución adecuada para tu negocio, veamos cómo crear uno.
¿Cómo crear un CRM en Google Sheets?
Puedes crear fácilmente una plantilla de CRM en Google Sheets en 5 pasos. Para empezar, elige entre crearla manualmente o utilizar una plantilla ya preparada.
- Crear un CRM en Google Sheets desde cero
Si decides crear tu propia plantilla de CRM, el primer paso es crear una nueva hoja de cálculo de Google.
Una vez hecho esto, debes añadir los encabezados necesarios para recopilar la información de los clientes. Te recomendamos que añadas los siguientes campos:
- Nombre: La persona de contacto principal con la que está en contacto en la empresa del cliente
- Correo electrónico: Datos de contacto de tu persona de contacto principal
- Nombre de la empresa: Nombre de la empresa a la que pertenece su cliente potencial
- Teléfono: Número de contacto de la persona de contacto principal
- Sitio web: la dirección del sitio web de la empresa del cliente potencial
- Estado del cliente potencial o de la oportunidad: la fase en la que se encuentra el cliente potencial dentro del proceso de ventas. Estas fases incluyen la calificación del cliente potencial, la demostración del producto, la negociación, el envío de la propuesta y el cierre de la venta, entre otras.
- Fecha: Fecha y mes en que contactaste por primera vez con el cliente potencial o en que este entró en tu sistema
- Notas: Cualquier otro dato que debas tener en cuenta. De este modo, tanto tú como tu equipo tendréis acceso a la información más reciente sobre los clientes potenciales de tu cartera.
- Gracias a esta función, podrás tomar decisiones fundamentadas y fortalecer las relaciones con los clientes, lo que se traducirá en un proceso de ventas más satisfactorio.
A continuación, puedes añadir información manualmente o importar datos automáticamente desde otras fuentes, como tus contactos de Gmail.
Puedes crear informes y elaborar gráficos para que tu información resulte más atractiva visualmente.
Hay más cosas que puedes hacer para mantener tus datos organizados. Crea varias pestañas en la hoja de cálculo de Google para «Oportunidades de venta», «Cuadro de mando de informes» y «Relaciones con los clientes» con el fin de clasificar la información.
Para crear gráficos en las hojas de cálculo de Google,
- Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas utilizar en el gráfico.
- Haz clic en la pestaña «Insertar» del menú superior.
- Selecciona «Gráfico» en el menú desplegable.
- Aparecerá una nueva ventana en la que podrás seleccionar el tipo de gráfico que desees utilizar.
- Una vez que hayas seleccionado el tipo de gráfico, puedes personalizarlo añadiendo títulos y etiquetas, y ajustando los colores y el formato.
- Haz clic en «Insertar» para añadir el gráfico a tu documento.
El gráfico se vinculará a los datos de tu documento de Google Sheets. A medida que edites los datos, el gráfico se actualizará automáticamente para reflejar esos cambios.
- Cómo utilizar una plantilla de CRM de Google Sheets
La segunda opción es utilizar una plantilla de CRM para Google Sheets ya preparada. Puedes elegir entre variasplantillas gratuitas disponibles en línea, incluidas las de herramientas de CRM populares como Close CRM, HubSpot CRM y ActiveCampaign CRM.
Estas plantillas están diseñadas para facilitar su uso, con el fin de ayudarte a ponerte en marcha rápidamente y a personalizar tu CRM según tus necesidades.
Vamos a ver un poco más en detalle cada plantilla.
Plantilla de CRM de HubSpot para Google Sheets
Puedes descargar la plantilla de HubSpot CRM en formato de hoja de cálculo de Google Sheets o de Excel. Incluye varias pestañas, como «Organizaciones», «Contactos», «Oportunidades» e «Interacciones».
Además, dispones de un panel de control de ventas que destaca la información esencial y las instrucciones en la primera pestaña, llamada «Empieza aquí».
Para empezar a utilizar la plantilla de Google Sheets para HubSpot CRM, descárgala desde aquí.
Plantilla de CRM de ActiveCampaign
Si eliges la plantilla de CRM de ActiveCampaign, verás que solo tiene tres pestañas.
La primera incluye instrucciones para utilizar la plantilla. La segunda, «Panel de control de CRM», ofrece una visión general de las cifras clave. Por último, la «plantilla de CRM» cuenta con columnas personalizables.
Echa un vistazo a la plantilla que aparece a continuación:
Cerrar la plantilla de CRM de Google Sheets
La plantilla de CRM para Google Sheets de Close, llamada SalesTable, te permite ver una lista sencilla y organizada de tus clientes potenciales activos.
Puedes asignar clientes potenciales a un comercial, llevar un control de las fechas importantes y evaluar el valor potencial de cada oportunidad pendiente.
Lo que hace que esta plantilla sea interesante es la forma en que el panel de control presenta tus principales métricas de ventas en un formato visualmente atractivo. Incluye un gráfico interactivo que actualiza dinámicamente el número de operaciones en cada fase de tu proceso de ventas.
Para utilizar cualquiera de las plantillas anteriores, ábrela. A continuación, haz clic en «Archivo» en el menú.
A continuación, haz clic en «Hacer una copia» y crea una copia de la plantilla en la carpeta que prefieras de Google Drive.
- Personalización de tu CRM en Google Sheets
Tanto si decides crear tu propia plantilla de hoja de cálculo CRM en Google Sheets como si utilizas una plantilla de CRM ya preparada para Google Sheets, es fundamental que personalices tu hoja de cálculo CRM para que se adapte a tus necesidades específicas.
Por ejemplo, una agencia inmobiliaria o un concesionario de automóviles no necesitará una columna con el nombre de la empresa, ya que siguen un modelo B2C en el que los clientes son particulares.
Debesanalizar en profundidad tus procesos de ventas y marketingpara poder realizar ajustes. Si aún no lo has hecho, este sería el momento adecuado para definir todo el embudo de ventas de tu organización, de principio a fin.
- Compartir tu plantilla de CRM de Google Sheets de forma segura
La seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones de la mayoría de las empresas. Por lo tanto, es fundamental compartir tu hoja de cálculo de forma segura. Esto implica otorgar a los equipos o personas pertinentes acceso de «Solo lectura», «Comentar» o «Editor» completo, según sea necesario.
Como medida de seguridad adicional, recuerda seleccionar las opciones adecuadas en «Configuración avanzada».
Elige si deseas permitir que los editores realicen cambios administrativos o si los lectores y los usuarios que comentan pueden descargar, imprimir y copiar la plantilla de CRM.
- Integración de tus campañas de marketing
Por último, integrar los datos de tu CRM de Google Sheets con tus campañas de marketing para la captación de clientes potenciales puede ahorrarte tiempo y mejorar la eficiencia.
Con herramientas como Driftrock, puedes sincronizar tus clientes potenciales con Google Sheets en tiempo real sin tener que lidiar con archivos CSV ni con la programación. Puedessincronizar clientes potenciales de más de 20 fuentes, entre las que se incluyen los anuncios de captación de clientes potenciales de Facebook, la generación de clientes potenciales de TikTok, la generación de clientes potenciales de LinkedIn y muchas más.
Es una configuración que solo hay que realizar una vez y que mantiene tu CRM de Google Sheets actualizado y listo para cuando lo necesites.
Buenas prácticas para utilizar Google Sheets CRM de forma eficaz
Si tienes una pequeña empresa, es posible que un CRM basado en Google Sheets sea la solución ideal para tu proceso de ventas. Pero para obtener los mejores resultados, debes utilizarlo correctamente.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a sacar el máximo partido a tu CRM de Google Sheets.
Modifica los encabezados y los menús desplegables según tus procesos de venta
Por ejemplo, si eres agente inmobiliario, quizá te interese añadir filtros por ubicación, tipo de propiedad y rango de precios.
Del mismo modo, debes modificar los menús desplegables de los estados de los clientes potenciales y las oportunidades de acuerdo con tu proceso de ventas, tus procedimientos comerciales y las responsabilidades de tu equipo de ventas.
Actualiza el CRM de Google Sheets con regularidad
Asegúrate de que todos los datos relevantes sobre los clientes se añadan a la hoja de cálculo. Todos los miembros de los equipos de ventas y de éxito del cliente deben utilizar la hoja de cálculo del CRM para evitar cualquier error.
Mantén tu CRM actualizado eliminando cualquier dato duplicado, inexacto o irrelevante.
Utiliza informes y gráficos para visualizar tus datos
Crea una pestaña en el panel de control que permita visualizar todos los datos importantes en un solo lugar.
También puedes crear informes para ver el rendimiento de tu equipo de ventas, cuántos clientes potenciales tienes y cuáles son tus tasas de conversión. Analiza los datos semanalmente y determina qué aspectos puedes optimizar para aumentar el retorno de la inversión.
Reflexiones finales
Google Sheets puede ser una excelente herramienta gratuita de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Sin embargo, aunque un CRM basado en Google Sheets es un buen punto de partida, puede que no sea adecuado para grandes empresas con bases de datos extensas y funciones avanzadas. A medida que tu negocio crezca, es importante saber cuándo es el momento adecuado para dar el salto a un sistema CRM automatizado y más moderno.
No pierdas de vista el crecimiento de tu negocio y, cuando llegues a un punto en el que un CRM basado en Google Sheets ya no sea suficiente, empieza a buscar otras opciones que se adapten a las necesidades de tu empresa.
