Dare e ricevere feedback

Di recente ho tenuto un breve intervento durante la nostra consueta riunione generale del venerdì su come dare e ricevere feedback in modo efficace. Sebbene alcuni spunti si basassero sulle mie esperienze passate, la maggior parte del contenuto è stata raccolta da diverse fonti e persone che mi hanno influenzato.

Questi sono gli appunti della presentazione.

Perché il feedback è importante?

Scambiandoci feedback utili e costruttivi possiamo aiutare chi ci circonda. Per farlo in modo efficace, possiamo considerare il dare e il ricevere feedback come un'altra competenza che può essere appresa e migliorata con la pratica (proprio come qualsiasi altra competenza, se vista con una mentalità orientata alla crescita).

Crescita personale e miglioramento continuo - Il feedback ci impedisce di rimanere bloccati e scoraggiati, mostrandoci ciò che già facciamo bene e gli aspetti su cui dobbiamo lavorare per migliorare. In questo senso, è un potente motore di cambiamento e ci indica la strada da seguire.

Gli errori capitano: ogni tanto commetteremo degli errori, faremo supposizioni errate e comunicheremo in modi che potrebbero risultare confusi o scortesi agli occhi degli altri. L'unico modo per evitare di ripetere gli stessi errori è chiedere un feedback e dedicare del tempo a informarsi su come gli altri vivono la collaborazione con te.

Fiducia e rendimento - Se gestito correttamente, il feedback è un metodo davvero semplice per rafforzare la fiducia e avere un impatto positivo sul rendimento e sulla mentalità di chi lo riceve.

Come si può fornire un feedback efficace?

Sii preciso: concentrati sui comportamenti e non sulla persona o sulla sua personalità. Usa esempi concreti e situazioni reali, e parla dei comportamenti che hai osservato e dell'effetto che hanno avuto su di te o sugli altri.

Tempestivo e pertinente - È preferibile fornire un feedback il più vicino possibile al momento in cui si verifica il comportamento osservato. In questo modo è più facile per entrambe le parti comprenderlo e agire di conseguenza. Ciò non significa, però, che il feedback debba essere fornito immediatamente; ad esempio, se il comportamento osservato si verifica in pubblico durante una discussione accesa, è opportuno attendere che la conversazione giunga al termine e poi parlare con la persona in privato, il che ci porta direttamente al punto successivo.

Cercate di rendere il dialogo un dialogo a due e, se possibile, parlate in privato: entrambe le persone devono trovarsi in un ambiente confortevole e su un terreno comune per potersi esprimere in modo aperto e sincero; non è affatto l'ideale avere questo tipo di conversazioni alla presenza di altre persone.

Cerca di essere positivo/costruttivo - Un feedback "negativo" va benissimo, ma devi evitare di limitarti a criticare o lamentarti. Cerca di dargli un'impronta più costruttiva e positiva. La formulazione è fondamentale: non deve sembrare un attacco, quindi concentrarti su un comportamento o su un evento specifico può essere davvero d'aiuto.

Supposizioni - È molto probabile che tu non disponga di tutte le informazioni, quindi è meglio partire dal presupposto che la persona abbia agito nel modo che riteneva corretto in quel momento, sulla base delle informazioni di cui disponeva. Puoi usare frasi come “Sono sicuro che sto facendo molte supposizioni, ma…” o “Una delle cose su cui vorrei aiutarti è…”. Queste frasi aiutano ad ammettere che potremmo sbagliarci, ma ci permettono comunque di condividere qualcosa, solo per mettere le cose in chiaro.

Cosa possiamo migliorare quando riceviamo un feedback?

Ascolta attentamente e dimostra di aver compreso: chi offre un feedback ha bisogno di percepire due cose da parte di chi lo riceve. 1) Di essere stato compreso e 2) Di aver apportato un contributo di qualche tipo. Quindi ascolta attentamente, evita di metterti sulla difensiva e cerca di dimostrare di aver capito. Esprimi anche il tuo apprezzamento: è più che giusto dire grazie (non è una situazione facile per nessuno dei due).

Chiarire i dettagli - Se hai difficoltà a capire ciò che viene detto, chiedi chiarimenti. Chiedi esempi specifici ponendo domande del tipo: «Cosa potrei fare diversamente?» oppure «Hai un esempio più concreto?». Questo aiuta le persone ad andare oltre il proprio giudizio sulla situazione e, si spera, a mettere in luce i comportamenti osservati.

Condividi il contesto: è facile che le persone traggano conclusioni affrettate e, se ne hai uno, è giusto fornire un quadro più completo. Questo, di per sé, è già un risultato molto utile di una conversazione aperta.

Questi primi tre consigli su come ricevere un feedback riguardano il modo di prepararsi ad accoglierlo anche quando non è proprio quello che ci si aspettava e su come analizzarlo al meglio per trarne il massimo beneficio. Quelli che seguono sono consigli di carattere più generale.

Va bene non essere d'accordo - Detto questo, va comunque bene non essere d'accordo. Non devi necessariamente accettare tutto, la scelta spetta a te. E, in qualità di persona che fornisce il feedback, non dovremmo partire dal presupposto che chi lo riceve agirà di conseguenza.

Feedback specifico - Se desideri ricevere un feedback specifico, stabilisci alcuni criteri prima della conversazione. Ad esempio: «Vorrei assumermi maggiori responsabilità in questo settore dell’azienda; potresti darmi qualche consiglio o indicazione su come potrei farlo?». È preferibile farlo prima della conversazione, in modo da dare all’interlocutore la possibilità di preparare questo tipo di feedback.

Abituati al fallimento: accettalo (perché quasi sicuramente capiterà) e sfrutta al meglio l'occasione di imparare che ti si presenta.

Consigli per la stesura di un feedback

Innanzitutto, se possibile, è meglio preparare i propri commenti prima della sessione di feedback. Più entrambi i partecipanti sono preparati, maggiore sarà il valore che trarranno dalla discussione.

Mi piacciono, mi piacerebbe... - Comportamenti che apprezzi e comportamenti che vorresti vedere più spesso.

"Fare di più, fare di meno, iniziare a fare, smettere di fare e continuare a fare ": si tratta di un classico formato di retrospettiva, ma utile anche in questo contesto, come indicato in questo eccellente opuscolo sul feedback. Vale la pena dare un'occhiata anche al resto del blog di Pat Kua, dove si trovano altri ottimi consigli sul feedback.

Inizia, ferma, continua - Un altro formato retrospettivo che funziona bene anche in questo caso.

Il "compliment sandwich " - Con questo metodo puoi esprimere un feedback più negativo o costruttivo e poi seguirlo con un feedback molto più positivo.

Ci sono tantissime possibilità per preparare e strutturare il feedback, quindi trova quella che fa al caso tuo.

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