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Relazioni con i clienti: nell'era digitale in cui viviamo, queste due parole hanno più peso che mai.
Di conseguenza, la gestione di queste relazioni diventa ancora più fondamentale. Le aziende hanno bisogno di un solido strumento di Customer Relationship Management (CRM) per:
- Tieni sotto controllo il loro flusso di vendite: clienti potenziali ed esistenti
- Sviluppare e migliorare i processi relativi al successo dei clienti
- Coltivare le relazioni per fidelizzare i clienti
- Aumentare il ritorno sull'investimento (ROI)
Tuttavia, non tutte le organizzazioni dispongono di risorse sufficienti per investire in uno strumento o un software CRM costoso e specializzato. È anche possibile che non abbiate bisogno di un sistema CRM o che stiate cercando delle alternative nel mercato SaaS.
Non c'è bisogno di cercare lontano. La soluzione è proprio qui, sul tuo computer, ed è accessibile con pochi clic.
Sì, stiamo parlando di Fogli Google!
In questo blog spiegheremo perché questa soluzione può rappresentare una valida alternativa agli strumenti CRM. Ne analizzeremo inoltre i pro e i contro, valuteremo quanto sia adatta alla tua attività e vedremo come sfruttare al meglio un CRM basato su Fogli Google.
Quindi, se sei il titolare di una piccola impresa o stai semplicemente cercando una soluzione CRM semplice ed economica, continua a leggere per scoprire se Google Sheets CRM è la scelta giusta.
Che cos'è un CRM basato su Google Sheets?
Un CRM basato su Fogli Google è essenzialmente uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti realizzato su Fogli Google. Consente alle aziende di organizzare e gestire i dati dei propri clienti in un foglio di calcolo, proprio come con Excel di Microsoft Office.
Ma ciò che rende Google Sheets un prodotto migliore è il fatto che si tratti di uno strumento online. Più membri del team possono accedere contemporaneamente allo stesso documento, collaborare all'aggiornamento delle informazioni sui clienti e gestire i dati dei potenziali clienti in tempo reale.
Prendere confidenza con il CRM di Google Sheets
Per accedervi basta un account Gmail. Il foglio CRM verrà salvato nel tuo account Google Drive.
E non è tutto: puoi anche integrarlo con Google Docs, Google Forms, Google Calendar e altre applicazioni di Google.
Un CRM basato su Google Sheet ti permette di organizzare i tuoi contatti in base a diversi criteri — stato del lead, azienda o ruolo professionale — e di tenere un registro dettagliato delle tue interazioni con loro. Ciò include non solo e-mail, telefonate e messaggi sui social media, ma anche note relative a riunioni, attività e altre iniziative connesse a ciascun contatto.
Tutti questi dati sono archiviati in un formato di foglio di calcolo di uso comune, che puoi personalizzare facilmente aggiungendo o modificando righe e colonne.
Inoltre, con pochi clic puoi utilizzare strumenti di terze parti come Driftrock perimportare dati da altre fontiin Fogli Google, rendendo ancora più semplice popolare il tuo CRM e mantenerlo aggiornato.
In sintesi, Google Sheets CRM può rivelarsi uno strumento utile per le aziende che dispongono di risorse limitate o che non necessitano di funzionalità CRM avanzate.
Pro e contro dell'utilizzo di Fogli Google come CRM
Sebbene Google Sheets possa rivelarsi uno strumento utile come CRM, è importante conoscerne tutti gli aspetti, compresi i pro e i contro.
Vantaggi del CRM di Google Sheets
- Conveniente
Google Sheets è uno strumento gratuito per la creazione di fogli di calcolo che offre una soluzione economica per la gestione delle vendite. Si tratta di uno strumento particolarmente utile per le piccole imprese o per chi sta muovendo i primi passi nel mondo del CRM.
- Facile da usare
Google Sheets è un software intuitivo e facile da usare. Anche chi ha poca o nessuna esperienza con i sistemi CRM può utilizzarlo.
- Personalizzabile
Google Sheets ti permette di personalizzare il tuo CRM in base alle tue esigenze specifiche. Puoi aggiungere o rimuovere campi, creare nuove schede o fogli di lavoro e personalizzare il tuo CRM in modo che si adatti al tuo modello di business.
- Collaborativo
Google Fogli consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Ciò semplifica la collaborazione con i membri del team e la condivisione delle informazioni sui clienti con i colleghi.
- Facile da integrare
È possibile integrare Fogli Google con altre app come Gmail, Google Calendar e Google Drive, semplificando così la gestione del proprio CRM grazie agli strumenti disponibili all'interno dello stesso ecosistema.
Svantaggi del CRM basato su Google Sheets
- Funzionalità limitate
Google Sheets è uno strumento di base per la creazione di fogli di calcolo che non dispone di alcune delle funzionalità avanzate offerte da altri software CRM. Ciò può rappresentare uno svantaggio per le aziende che necessitano di funzionalità più avanzate.
- Mancanza di un'informazione approfondita
Manca di funzionalità avanzate di reportistica, il che rende difficile l'analisi e l'interpretazione dei dati. Questo rappresenta uno svantaggio per le aziende che ricorrono ad analisi approfondite dei dati.
- Problemi di scalabilità
Google Sheets potrebbe non essere adatto alle aziende in rapida espansione. Man mano che la tua attività cresce, potrebbe essere necessario passare a una soluzione CRM adeguata, in grado di gestire grandi quantità di dati e utenti.
- Errori manuali
Potrebbe avere meno funzioni di automazione rispetto ad altri software CRM avanzati ed è soggetto a errori manuali.
Ad esempio, i tuoi rappresentanti potrebbero dimenticare di aggiornare quotidianamente il foglio di calcolo del CRM. Ciò potrebbe tradursi in opportunità mancate o nell'invio di messaggi di marketing irrilevanti ai clienti.
Google Sheets è un CRM adatto alle tue esigenze?
Potresti facilmente trasformare Google Sheets in un efficiente sistema CRM per archiviare e monitorare le informazioni sui clienti. Purtroppo, questo strumento non è adatto a tutte le aziende.
A chi è rivolto un CRM basato su Google Sheets?
Se la tua èuna piccola impresa con un databasee requisitilimitati, Google Sheets potrebbe essere una piattaforma CRM adatta alle tue esigenze.
È una soluzione semplice ed economica per organizzare i dati dei tuoi clienti. Inoltre, il suo sistema intuitivo e di facile comprensione ti permette di creare e personalizzare rapidamente il tuo CRM.
In sintesi, Google Sheets CRM può rivelarsi uno strumento utile per le aziende che dispongono di risorse limitate o che non necessitano di funzionalità CRM avanzate.
A chi non è destinato un CRM basato su Google Sheets?
Le grandi aziende dotate di team di marketing e vendite, composti da numerosi membri, e che gestiscono grandi quantità di dati potrebbero trovare difficile lavorare con Google Sheets.
Non dispone delle funzionalità CRM avanzate e delle capacità di reporting necessarie per gestire in modo efficace il flusso delle vendite e le relazioni con i clienti.
In questi casi, potresti prendere in considerazione una soluzione CRM più avanzata per gestire le crescenti esigenze della tua azienda.
Ora che abbiamo valutato se un CRM basato su Google Sheets sia una soluzione adatta alla tua attività, vediamo come crearne uno.
Come creare un CRM in Fogli Google?
Puoi creare facilmente un modello di CRM su Google Sheets in 5 passaggi. Per iniziare, scegli se crearne uno manualmente o utilizzare un modello già pronto.
- Creare un CRM basato su Google Sheets partendo da zero
Se decidi di creare il tuo modello CRM, il primo passo è creare un nuovo foglio di lavoro di Google Sheets.
Una volta fatto ciò, è necessario aggiungere le intestazioni necessarie per acquisire le informazioni sui clienti. Si consiglia di aggiungere i seguenti campi:
- Nome: il referente principale con cui sei in contatto presso l'azienda del cliente
- E-mail: l'indirizzo e-mail del tuo referente principale
- Nome dell'azienda: nome dell'azienda a cui appartiene il tuo contatto
- Telefono: il numero di telefono del referente principale
- Sito web: l'indirizzo del sito web dell'azienda del potenziale cliente
- Stato del lead o dell'opportunità: la fase in cui si trova il lead nel processo di vendita. Queste fasi includono, tra le altre, la qualificazione del lead, la dimostrazione del prodotto, la negoziazione, l'invio dell'offerta e la conclusione dell'affare.
- Data: data e mese in cui hai contattato per la prima volta il potenziale cliente o in cui è stato inserito nel tuo sistema
- Note: eventuali ulteriori dettagli da tenere a mente. In questo modo, sia tu che il tuo team avrete accesso alle informazioni più aggiornate sui potenziali clienti presenti nella vostra pipeline.
- Grazie a questa funzione, potrai prendere decisioni consapevoli e consolidare i rapporti con i clienti, ottenendo così un processo di vendita più efficace.
Successivamente, puoi inserire le informazioni manualmente oppure importare i dati automaticamente da altre fonti, come i tuoi contatti di Gmail.
Puoi creare report e grafici per rendere le tue informazioni più accattivanti dal punto di vista visivo.
Ci sono altre cose che puoi fare per tenere in ordine i tuoi dati. Crea diverse schede all'interno del foglio di lavoro di Google per le opportunità di vendita, il pannello di controllo dei report e le relazioni con i clienti, in modo da separare le informazioni.
Per creare grafici nei fogli di calcolo di Google,
- Seleziona le celle contenenti i dati che desideri utilizzare nel grafico.
- Clicca sulla scheda "Inserisci" nel menu in alto.
- Seleziona "Grafico" dal menu a tendina.
- Si aprirà una nuova finestra in cui potrai selezionare il tipo di grafico che desideri utilizzare.
- Una volta selezionato il tipo di grafico, puoi personalizzarlo aggiungendo titoli ed etichette e modificandone i colori e la formattazione.
- Fai clic su "Inserisci" per aggiungere il grafico al tuo documento.
Il grafico sarà collegato ai dati presenti nel tuo documento di Google Fogli. Man mano che modifichi i dati, il grafico si aggiornerà automaticamente per riflettere tali modifiche.
- Utilizzo di un modello CRM in Google Fogli
La seconda opzione consiste nell'utilizzare un modello di CRM già pronto per Google Sheets. È possibile scegliere tra diversimodelli gratuiti disponibili online, compresi quelli offerti da strumenti CRM molto diffusi come Close CRM, HubSpot CRM e ActiveCampaign CRM.
Questi modelli sono stati progettati per essere di facile utilizzo, in modo da consentirti di iniziare subito e personalizzare il tuo CRM in base alle tue esigenze.
Scopriamo qualcosa in più su ciascun modello.
Modello CRM di HubSpot per Google Sheets
È possibile scaricare il modello CRM di HubSpot come foglio di lavoro di Google Sheets o Excel. Il modello include diverse schede, tra cui "Organizzazioni", "Contatti", "Opportunità" e "Interazioni".
Inoltre, nella prima scheda, intitolata "Inizia da qui", troverai un pannello di controllo delle vendite che mette in evidenza le informazioni e le istruzioni fondamentali.
Per iniziare a utilizzare il modello di Google Sheets per HubSpot CRM, scaricalo da qui.
Modello CRM di ActiveCampaign
Se scegli il modello CRM di ActiveCampaign, noterai che presenta solo tre schede.
Il primo contiene le istruzioni per l'uso del modello. Il secondo, "CRM Dashboard", offre una panoramica dei dati principali. Infine, il "modello CRM" presenta colonne personalizzabili.
Dai un'occhiata al modello qui sotto:
Chiudi il modello CRM di Google Fogli
Il modello CRM per Fogli Google di Close, denominato SalesTable, ti permette di visualizzare un elenco semplice e ben organizzato dei tuoi potenziali clienti attivi.
È possibile assegnare i contatti a un addetto alle vendite, tenere traccia delle date importanti e valutare il valore potenziale di ciascuna opportunità in corso.
Ciò che rende interessante questo modello è il modo in cui la dashboard presenta i principali indicatori di vendita in un formato visivamente accattivante. Include un grafico interattivo che aggiorna dinamicamente il numero di trattative in ogni fase della pipeline di vendita.
Per utilizzare uno dei modelli sopra indicati, apri il modello. Quindi, clicca su "File" dal menu.
Quindi, clicca su "Crea una copia" e salva una copia del modello nella cartella che preferisci su Google Drive.
- Personalizzazione del tuo CRM su Google Fogli
Che tu decida di creare il tuo modello di foglio di calcolo CRM su Google Sheets o di utilizzare un modello già pronto, è fondamentale personalizzare il foglio di calcolo CRM in base alle tue esigenze specifiche.
Ad esempio, un agente immobiliare o un concessionario di automobili non avrà bisogno di una colonna dedicata alla ragione sociale, poiché operano secondo un modello B2C in cui i clienti sono privati.
Per apportare delle personalizzazioni, è necessarioanalizzare a fondo i propri processi di vendita e marketing. Se non l'avete ancora fatto, questo è il momento giusto per definire l'intero funnel di vendita della vostra organizzazione, dall'inizio alla fine.
- Condividere in modo sicuro il proprio modello CRM di Fogli Google
La sicurezza dei dati è una priorità fondamentale per la maggior parte delle aziende. Per questo motivo, è fondamentale condividere i fogli di calcolo in modo sicuro. Ciò significa concedere ai team o alle persone interessate l'accesso in "Sola lettura", come "Commentatore" o con pieni diritti di "Modifica", a seconda delle necessità.
Per garantire un ulteriore livello di sicurezza, ricordati di selezionare le opzioni appropriate in "Impostazioni avanzate".
Scegli se consentire agli editori di apportare modifiche amministrative o se consentire ai visitatori e a chi commenta di scaricare, stampare e copiare il modello CRM.
- Integrazione delle campagne di marketing
Infine, integrare i dati del CRM di Google Sheet con le campagne di marketing per la generazione di lead può far risparmiare tempo e migliorare l'efficienza.
Con strumenti come Driftrock, puoi sincronizzare i tuoi contatti con Google Sheets in tempo reale senza dover ricorrere a file CSV o alla programmazione. Puoisincronizzare i contatti provenienti da oltre 20 fonti, tra cui Facebook Lead Ads, TikTok Lead Generation, LinkedIn Lead Generation e altre ancora.
Si tratta di una configurazione da effettuare una sola volta che mantiene aggiornato il tuo CRM su Google Sheets e pronto all'uso ogni volta che ne hai bisogno.
Migliori pratiche per un utilizzo efficace di Google Sheets come CRM
Se gestisci una piccola impresa, potresti scoprire che un CRM basato su Google Sheets è la soluzione ideale per il tuo processo di vendita. Ma per ottenere i migliori risultati, devi utilizzarlo nel modo corretto.
Ecco alcuni consigli per aiutarti a sfruttare al meglio il tuo CRM su Fogli Google.
Modifica le intestazioni e i menu a tendina in base alle tue procedure di vendita
Ad esempio, se sei un agente immobiliare, potresti voler aggiungere filtri per località, tipo di immobile e fascia di prezzo.
Allo stesso modo, dovresti modificare i menu a tendina relativi agli stati dei lead e delle opportunità in base alla tua pipeline di vendita, ai processi di vendita e alle responsabilità del team di vendita.
Aggiorna regolarmente il CRM di Google Sheets
Assicurati che tutti i dati rilevanti relativi ai clienti siano inseriti nel foglio di lavoro. Il foglio di lavoro CRM deve essere utilizzato da tutti i membri dei team di vendita e di assistenza clienti per evitare eventuali errori.
Mantieni il tuo CRM in ordine eliminando eventuali dati duplicati, inesatti o irrilevanti.
Usa report e grafici per visualizzare i tuoi dati
Crea una scheda del dashboard in grado di visualizzare tutti i dati importanti in un unico posto.
Puoi anche creare report per valutare le prestazioni del tuo team di vendita, il numero di potenziali clienti e i tassi di conversione. Analizza i dati ogni settimana e individua gli aspetti che puoi ottimizzare per aumentare il ROI.
Considerazioni finali
Google Sheets può essere un ottimo strumento CRM gratuito.
Tuttavia, sebbene un CRM basato su Google Sheets sia un ottimo punto di partenza, potrebbe non essere adatto alle grandi aziende con database estesi e funzionalità avanzate. Man mano che la tua attività cresce, è importante capire qual è il momento giusto per passare a un sistema CRM automatizzato e all'avanguardia.
Tieni d'occhio la crescita della tua attività e, quando raggiungi un punto in cui un CRM basato su Google Sheets non è più sufficiente, inizia a valutare altre opzioni più adatte alle tue esigenze aziendali.
