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El equipo de desarrollo de productos de Driftrock lleva tiempo utilizando retrospectivas desde hace poco más de un año y nos han resultado muy útiles. En este tiempo hemos introducido un montón de mejoras y cambios en nuestra forma de trabajar. Estos cambios van desde pequeños ajustes en nuestro proceso hasta grandes ideas inciertas que probamos durante un periodo limitado. Nuestro proceso para una retrospectiva es bastante típico (según mi experiencia); las hacemos cada quince días y rotamos el papel de facilitador, que dirige la sesión como mejor le parece. Es importante destacar que hacemos todo lo posible por asegurarnos de que obtenemos unas cuantas acciones bien definidas (digamos entre 1 y 4) con responsables claros y la expectativa de que se completarán o, al menos, se avanzará de forma significativa en ellas para la próxima retrospectiva.
Lo que resultó inesperado fue que el resto de la organización, más allá del departamento de desarrollo de software, empezara a mostrar un interés cada vez mayor por comprender cómo las retrospectivas podrían ayudarles. Hasta tal punto que ahora llevamos a cabo retrospectivas periódicas con nuestro equipo de Crecimiento, que está formado por personal de ventas, gestores de cuentas y especialistas en marketing de resultados. También hemos celebrado una retrospectiva a nivel de toda la empresa, centrada específicamente en las evaluaciones de rendimiento y en cómo podemos mejorarlas.
La cronología
Cuando me incorporé a Driftrock, como cualquier persona nueva en cualquier equipo, tenía algunas ideas sobre cómo podríamos hacer las cosas de otra manera, pero no había forma de plantearlas y debatirlas con el equipo. La única opción real era elevar la idea a nuestro jefe y buscar el visto bueno de los superiores, lo que, en un equipo pequeño de ingenieros experimentados con muchas ideas, parecía un poco innecesario.
Y así llegó la retrospectiva. Empezamos con algo sencillo: probamos con una sola retrospectiva y decidimos seguir a partir de ahí. Como facilitador, intenté explicar todo lo posible a medida que avanzábamos en nuestra primera retrospectiva. Para no abrumar al resto del equipo, también la mantuvimos sencilla, centrándonos en tres aspectos principales:
- No se trata de buscar culpables. Es importante crear un entorno que fomente la seguridad psicológica y la culpa la destruye. Las cosas salen mal, lo sabemos, así que hablemos abiertamente sobre cómo podemos mejorar como equipo y evitar esos mismos errores.
- Esta no es otra reunión más en la que nos limitamos a charlar amablemente y nada cambia. Las medidas concretas son un resultado fundamental de nuestro debate, al igual que su puesta en práctica.
- Volvimos a lo básico y estructuramos la sesión en torno a las cuatro preguntas clave.
La cosa salió bastante bien y, a partir de ahí, acordamos comprometernos a celebrar retrospectivas periódicas. Era más fácil decirlo que hacerlo, ya que seguía siendo necesario que al menos una persona se asegurara de que se celebrara la siguiente retrospectiva, hiciera un seguimiento de los responsables de las acciones y continuara con ese proceso de formación. Con el tiempo, conseguimos establecer un buen ritmo de retrospectivas quincenales, empezamos a hacer un seguimiento de nuestras acciones y, una vez que el equipo comenzó a ver el valor que aportaban, la práctica empezó a consolidarse por sí sola.
Se celebraron más retrospectivas y el equipo fue creciendo con cada pequeño avance, al igual que el interés por parte de personas ajenas al equipo. Esto dio lugar a una breve presentación ante toda la empresa sobre las retrospectivas y cómo las habíamos estado utilizando. A raíz de ello, se produjo un ligero cambio en mi función que me permitió dedicar parte de mi tiempo a ayudar al equipo de Crecimiento a poner en marcha sus retrospectivas.
¿Qué he aprendido?
Llevar a cabo retrospectivas con equipos que no se dedican al desarrollo de software fue una experiencia nueva para mí. Quizás la observación más clara fue que el equipo de Crecimiento, a pesar de que sus funciones se solapan en cierta medida, trabaja de forma bastante independiente. Por lo tanto, es mucho más difícil encontrar un punto en común al reflexionar sobre un periodo de tiempo concreto. Son mucho más propensos a trabajar en varias tareas de forma independiente en comparación con los miembros de un equipo de desarrollo, que suelen trabajar para lograr los mismos resultados, posiblemente en el mismo problema, y cuyos roles son muy similares. En su lugar, descubrimos que tenía mucho más valor centrarse en un tema. Por ejemplo, anteriormente habíamos realizado retrospectivas centradas en la gestión de cuentas y otra en funciones y responsabilidades.
Como persona ajena al equipo, tus posibilidades de actuar de forma realista son más limitadas. Es mucho más difícil organizar algo así sin contar con alguien del equipo que se comprometa con la iniciativa y comparta parte de la responsabilidad. Además, el equipo debe tener ganas de mejorar, debe darse cuenta del valor de la iniciativa desde el principio, pero también debe encontrar su propio camino.
Al echar la vista atrás y repasar todo el proceso, incluso en algo tan aparentemente sencillo como empezar a celebrar retrospectivas en un equipo de desarrollo, hay otras cuantas lecciones que me llaman especialmente la atención:
- Facilitación: intentar ser un facilitador imparcial dentro del propio equipo no es una tarea fácil. Por eso preferimos que el facilitador sea alguien ajeno al equipo. Esto tiene la ventaja añadida de mejorar la comunicación y el intercambio de conocimientos entre equipos, al tiempo que permite una visión externa para evitar que la conversación se adentre en detalles excesivos.
- Potencia lo positivo: es muy, muy importante que todos vean el impacto de una acción completada o de una conversación importante. Repasa las acciones al comienzo de cada retrospectiva, coméntalas en las reuniones diarias, hazlas visibles y destaca los mejores ejemplos.
- Habrá quien se muestre escéptico: es natural que la gente dude de su valor, es comprensible y no pasa nada. Las críticas son una herramienta útil para mejorar.
- Sé constante: si crees en ello, sigue adelante. Pero ten en cuenta a los demás, sé consciente de cómo se siente el equipo y adáptate en consecuencia.
- Da ejemplo: cuando participes en estas sesiones, marca la pauta. Mantén la atención y participa plenamente.
Lo que salió bien
Para el equipo de Crecimiento, esta sesión quincenal les ha permitido disponer de un espacio alejado del ajetreo y el estrés diarios que conllevan la gestión de campañas y de clientes. En la sesión, tienen tiempo para detectar tendencias en todos los distintos tipos de trabajo que se están llevando a cabo. Así, pueden hacer los ajustes necesarios y evaluar los resultados en la siguiente sesión.
En mi caso, me ha servido para recordar que la retrospectiva puede ser una herramienta muy eficaz para fomentar la autonomía. Cuando funciona bien, es un foro excelente para que las personas expresen sus inquietudes, sugieran cambios y los lleven a cabo.
En términos más generales, esta retrospectiva ha ayudado a sacar a la luz un aspecto subyacente de la cultura de Driftrock que siempre ha estado ahí, pero del que rara vez se hablaba. Dado que últimamente hemos estado trabajando en los valores fundamentales de nuestra empresa (estad atentos), ha quedado claro que parte del tejido de esta organización es esa voluntad de aprender y de intentar mejorar, algo que esta práctica realmente encarna.
Si tienes algún comentario, alguna pregunta o has hecho algo parecido, no dudes en ponerte en contacto conmigo @dan_badge.
Algunos enlaces útiles:
Wiki de retrospectivas - un montón de ideas prácticas para la facilitación
Retromat - Combina diferentes sesiones
Retrospectivas ágiles: cómo convertir buenos equipos en excelentes
50 ideas rápidas para mejorar tu retrospectiva