Étendre les rétrospectives au reste de l'entreprise

L'équipe de développement produit de Driftrock utilise des rétrospectives depuis un peu plus d’un an et cela nous a été très utile. Au cours de cette période, nous avons apporté de nombreuses améliorations et modifications à notre façon de travailler. Ces changements vont de petites modifications de notre processus à de grandes idées incertaines que nous testons pendant une période limitée. Notre processus de rétrospective est assez classique (d'après mon expérience) : nous les organisons toutes les deux semaines et nous faisons tourner le rôle de facilitateur, qui anime la session comme il l'entend. Il est important de noter que nous faisons de notre mieux pour nous assurer d'aboutir à quelques actions bien définies (disons entre 1 et 4), avec des responsables clairement identifiés et l'espoir que celles-ci soient menées à bien, ou du moins qu'elles aient progressé de manière significative d'ici la prochaine rétrospective.

Ce qui était inattendu, c'est que le reste de l'organisation, en dehors du développement logiciel, a commencé à manifester un intérêt croissant pour comprendre en quoi les rétrospectives pourraient leur être utiles. À tel point que nous organisons désormais régulièrement des rétrospectives avec notre équipe « Growth », qui regroupe des commerciaux, des chargés de clientèle et des spécialistes du marketing à la performance. Nous avons également organisé une rétrospective à l'échelle de l'entreprise, consacrée spécifiquement aux évaluations de performance et aux moyens de les améliorer.

Chronologie

À mes débuts chez Driftrock, comme toute nouvelle recrue dans n’importe quelle équipe, j’avais quelques idées sur la manière dont nous pourrions faire les choses différemment, mais il n’y avait aucun moyen de les proposer et d’en discuter avec l’équipe. La seule véritable option consistait à soumettre une idée à notre responsable et à solliciter l’aval de la hiérarchie, ce qui, au sein d’une petite équipe d’ingénieurs expérimentés débordant d’idées, semblait un peu superflu.

C'est là qu'intervient la rétrospective. Nous avons commencé modestement : nous avons décidé d'essayer une seule rétrospective et de voir comment cela se passerait. En tant qu'animateur, j'ai essayé d'expliquer autant que possible les choses au fur et à mesure que nous menions notre première rétrospective. Pour ne pas submerger le reste de l'équipe, nous avons également opté pour la simplicité, en nous concentrant sur trois points principaux :

• Il ne s'agit pas ici de rejeter la faute sur quelqu'un. Il est important de créer un environnement qui favorise la sécurité psychologique , et le blâme détruit cela. Les choses tournent mal, nous le savons, alors parlons ouvertement de la manière dont nous pouvons nous améliorer en tant qu’équipe et éviter de commettre ces mêmes erreurs.
• Ce n'est pas une énième réunion où l'on discute gentiment sans que rien ne change. Les mesures concrètes sont un résultat essentiel de notre discussion, tout comme leur mise en œuvre.
• Nous sommes revenus à l'essentiel et avons articulé la séance autour des quatre questions clés.

Cela s'est plutôt bien passé et, à partir de là, nous avons décidé de nous engager à organiser des rétrospectives régulières. C'était plus facile à dire qu'à faire : il fallait encore qu'au moins une personne veille à ce que la rétrospective suivante ait bien lieu, assure le suivi des responsables des actions et poursuive ce processus de formation. Au fil du temps, nous avons trouvé un bon rythme de rétrospectives bihebdomadaires, nous avons commencé à suivre nos actions et, dès que l'équipe a pris conscience de la valeur de cette démarche, celle-ci s'est mise en place d'elle-même.

Les rétrospectives se sont succédé et l'équipe s'est renforcée à chaque petite amélioration, tout comme l'intérêt manifesté par l'extérieur. Cela a donné lieu à une brève présentation à l'ensemble de l'entreprise sur les rétrospectives et la manière dont nous les utilisions. Il en a résulté une légère évolution de mon rôle, qui m'a permis de consacrer un peu de temps à aider l'équipe Growth à se lancer dans les rétrospectives.

Qu'ai-je appris ?

Organiser des rétrospectives pour des équipes qui ne développent pas de logiciels a été une expérience nouvelle pour moi. Ce qui m’a sans doute le plus frappé, c’est que l’équipe Growth, bien que les rôles s’entrecroisent, travaille de manière assez autonome. Il est donc beaucoup plus difficile de trouver un terrain d’entente lorsqu’il s’agit de réfléchir à une période spécifique. Ses membres sont bien plus susceptibles de mener à bien un certain nombre de tâches de manière indépendante, contrairement aux membres d’une équipe de développement, qui travaillent généralement vers les mêmes objectifs, souvent sur le même problème, et dont les rôles sont très similaires. Nous avons donc constaté qu’il était bien plus utile de se concentrer sur un thème. Par exemple, nous avons déjà organisé des rétrospectives axées sur la gestion des comptes et une autre sur rôles et responsabilités.

En tant que personne extérieure à l'équipe, vos possibilités d'action sont plus limitées. Il est bien plus difficile d'organiser un projet de ce genre sans qu'un membre de l'équipe y adhère pleinement et en assume une partie de la responsabilité. Par-delà cela, l'équipe doit avoir envie de s'améliorer, doit en percevoir rapidement l'intérêt, mais doit aussi trouver sa propre voie.

En jetant un regard rétrospectif sur l'ensemble de ce parcours, même sur cette étape en apparence simple qu'est la mise en place des rétrospectives au sein d'une équipe de développement, quelques autres enseignements me semblent particulièrement importants :

• Animation – Il n’est pas facile d’incarner soi-même le rôle d’un animateur impartial au sein de sa propre équipe. C’est pourquoi nous préférons que l’animateur soit une personne extérieure à l’équipe. Cela présente l’avantage supplémentaire d’améliorer la communication et le partage des connaissances entre les équipes, tout en permettant un regard extérieur si la discussion s’égare dans des détails trop pointus.
• Mettez en avant les points positifs – Il est extrêmement important que chacun puisse constater l’impact d’une action menée à bien ou d’une conversation importante. Passez en revue ces actions au début de chaque rétrospective, évoquez-les lors des réunions quotidiennes, rendez-les visibles et mettez en avant les meilleurs exemples.
• Il y aura des sceptiques – Il est naturel que certains doutent de la valeur de ce projet, c'est compréhensible et ce n'est pas grave. Ces critiques constituent un outil utile pour s'améliorer.
• Faites preuve de persévérance : si vous y croyez, persévérez. Mais soyez attentif aux autres, soyez à l'écoute de l'ambiance au sein de l'équipe et adaptez-vous en conséquence.
• Donnez l'exemple : lorsque vous participez à ces séances, montrez l'exemple. Soyez présent et impliquez-vous pleinement.

Ce qui a bien fonctionné

Pour l'équipe Growth, cette réunion bihebdomadaire constitue un moment privilégié qui leur permet de prendre du recul par rapport à l'agitation et au stress quotidiens liés à la gestion des campagnes et des clients. Au cours de cette réunion, ils ont le temps d'identifier les tendances qui se dégagent de l'ensemble des projets en cours. Ils peuvent alors s'adapter en conséquence et faire le point sur les résultats lors de la réunion suivante.

Pour ma part, cela m'a rappelé que la rétrospective peut être un outil puissant pour favoriser l'autonomie. Lorsqu'elle se déroule bien, c'est un excellent cadre permettant à chacun d'exprimer ses préoccupations, de proposer des changements et de les mener à bien.

Plus généralement, cette rétrospective a permis de mettre en lumière un aspect sous-jacent de la culture de Driftrock, qui a toujours existé mais dont on parlait rarement. Alors que nous travaillons depuis peu sur les valeurs fondamentales de notre entreprise (à suivre), il est apparu clairement que cette volonté d’apprendre et de chercher à s’améliorer, que cette pratique incarne véritablement, fait partie intégrante de l’ADN de notre organisation.

Si vous avez des commentaires, des questions ou si vous avez déjà réalisé un projet similaire, n'hésitez pas à me contacter @dan_badge.

Quelques liens utiles :
Wiki sur la rétrospective - de nombreuses idées pratiques pour l'animation
Retromat - Combinez différentes sessions
Rétrospectives agiles - Transformer de bonnes équipes en équipes exceptionnelles
50 idées rapides pour améliorer votre rétrospective

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